Certidão negativa de débitos federal, estadual, municipal, FGTS e trabalhista

Em licitações e contratos com o poder público, a lista exigida costuma incluir todas essas. Em empréstimos, vendas de empresa e compra de imóvel, o comprador ou o banco define quais quer ver.

A certidão de regularidade fiscal federal é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, para CPF, CNPJ ou imóvel rural, de graça, no serviço "Emitir certidão de regularidade fiscal" do gov.br. Se a situação estiver regular, a certidão sai na hora. Os detalhes estão em Certidão negativa federal.

Cada estado e cada município tem o seu sistema. Procure por "certidão negativa de débitos" no site oficial da Secretaria da Fazenda do estado e da prefeitura onde fica a empresa ou o imóvel. Em geral a emissão é gratuita e pela internet; o prazo de validade vem escrito na certidão.

Quando existe débito, mas ele está com a cobrança suspensa (por exemplo, parcelado em dia ou garantido por penhora), o órgão emite uma certidão positiva com efeitos de negativa. Ela vale como a negativa para quase todos os fins. Na Justiça do Trabalho, a Lei nº 12.440/2011 prevê o mesmo: débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa gera a Certidão Positiva de Débitos Trabalhistas com os mesmos efeitos da CNDT.

• Tire as certidões perto da data em que vai usá-las: todas têm prazo de validade.
• Para empresa, use o CNPJ da matriz: a CNDT, por exemplo, vale para todos os estabelecimentos, agências e filiais.
• Guarde o código de autenticidade: quem recebe a certidão pode conferir no site do órgão.
• Se a certidão não sair, o sistema costuma indicar a pendência. Resolva a pendência antes de pedir de novo.

O CRF comprova que o empregador está em dia com os depósitos do FGTS dos seus empregados. É emitido pela Caixa Econômica Federal, que administra o fundo, no serviço "Consulta Regularidade do Empregador", com o CNPJ (ou a inscrição do empregador). A consulta e a emissão são gratuitas, e a validade vem impressa no certificado.

Se o sistema não emitir o CRF, é sinal de pendência com o FGTS: o caminho é regularizar os depósitos ou o parcelamento com a Caixa e consultar de novo. Assim como nas outras certidões, quem recebe o documento pode conferir a autenticidade na própria consulta.